El Meksykański Instytut Ubezpieczeń Społecznych (IMSS) podjęła ważny krok w swojej strategii transformacji cyfrowej, ustalając, że podpis elektroniczny lub zaawansowany podpis elektronicznyBędzie to wymóg obowiązkowy dokończyć szereg procedur związanych z pracodawcami online. Decyzja ta bezpośrednio dotyczy firm, pracodawców i przedstawicieli prawnych, którzy zarządzają rejestracją pracowników, transferami i rejestracją pracodawców przez internet.
Dzięki temu działaniu organizacja dąży do usprawnij procesy, wzmocnij bezpieczeństwo informacji i zmniejsz zużycie papieru w swoich procedurach administracyjnych. Od daty określonej w umowie nie będzie już możliwe wykonanie niektórych procedur cyfrowych, jeśli użytkownik nie będzie posiadał ważny podpis elektroniczny wydane przez Służbę Administracji Podatkowej (SAT).
IMSS uczyni e-firmę obowiązkową w procedurach online
Nowy schemat został zdefiniowany w zgoda Rady Technicznej IMSS i opublikowano w Dziennik Urzędowy Federacji (DOF)co nadaje mu status oficjalny. Od momentu wejścia w życie podpis elektroniczny przestanie być opcjonalnym dodatkiem i stanie się główne narzędzie weryfikacji tożsamości w elektronicznych procedurach pracodawcy.
Władze Instytutu wyjaśniają, że zaawansowany podpis elektroniczny pozwoli dokładniej weryfikować tożsamość wzorcówAby ograniczyć błędy w wprowadzaniu danych i zapewnić większą pewność prawną transakcji dokonywanych za pośrednictwem portali instytucjonalnych. Wzmacnia to wykorzystanie kanały cyfrowe jako preferowana metoda współpraca z IMSS w zakresie zapisów i pobierania opłat.
Wdrożenie tego obowiązku nie ogranicza się do zmiany technicznej, lecz stanowi część hybrydowy model opieki System ten łączy procesy online z osobistymi krokami dla niektórych procedur. We wszystkich przypadkach, w których stosowana jest metoda cyfrowa, podpis elektroniczny będzie centralnym elementem uwierzytelniania użytkownika.
Które procedury IMSS będą wymagały obowiązkowego podpisu elektronicznego?
W umowie określono, że zaawansowany podpis elektroniczny będzie niezbędny dla serii procedury pracodawcy online, zwłaszcza te związane z rejestracją firmy i zarządzaniem pracownikami. Do najważniejszych procedur należą:
- Rejestracja pracodawcy i przystąpienie do ubezpieczenia od ryzyka zawodowego:procedura wymagana do rejestracji nowej spółki, pracodawcy (osoby fizycznej lub prawnej), a także do wznowienia działalności przed IMSS.
- Przypisanie Jednolitego Numeru Rejestracyjnego Pracodawcy (RPU):zarządzanie umożliwiające grupowanie wielu rejestracji pracodawców pod jednym kluczem, ułatwiające wypełnianie obowiązków i kontrolę ruchów.
- Powiadomienia o zmianach przynależności pracowniczej: obejmuje informacje o nowych pracownikach, zwolnieniach i zmianach wynagrodzeń, które są przesyłane cyfrowo do Instytutu.
Dla powiadomienia o zmianach przynależnościPracodawca będzie mógł używać podpisu elektronicznego do elektronicznego zatwierdzania masowych przesyłek informacyjnych, na przykład podczas podpisywania pliku PDF za pomocą certyfikatu cyfrowegoJest to szczególnie przydatne w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników. System obsługuje na przykład przesyłanie plików w określonym formacie dla wielu rekordów w ramach jednej operacji.
W IMSS wyjaśniono, że w przypadku przeprowadzania tych samych procedur osobiście w oknieNadal będą obowiązywać inne formy identyfikacji i wymogi dotyczące dokumentów. Jednak w przypadku, gdy procedura będzie przeprowadzana online, wymaganym środkiem weryfikacji tożsamości pracodawcy lub przedstawiciela prawnego będzie e.firma (podpis elektroniczny).
Ponadto podpis elektroniczny jest zintegrowany jako wymóg techniczny w procedurach związanych z Elektroniczny Numer Identyfikacyjny Pracodawcy (NPIE) i certyfikat cyfrowy, instrumenty służące zapewnieniu komunikacji on-line pomiędzy Instytutem a firmami.
Daty i wejście w życie nowego obowiązku
Sama umowa, opublikowana w Dziennik Urzędowy Federacji W dokumencie stwierdza się, że nowe zasady zaczną obowiązywać. piętnaście dni roboczych po jego opublikowaniuTermin ten ustalono tak, aby dać czas zarówno wewnętrznym działom Instytutu, jak i użytkownikom dostosować się do systemów i wymagań związane z podpisem elektronicznym.
W praktyce okres karencji oznacza, że począwszy od określonej daty, Procedury wszczęte w późniejszym terminie muszą być opatrzone ważnym podpisem elektronicznymŻadnych wniosków złożonych po wejściu w życie ustawy, które nie zawierają tego elementu uwierzytelniającego, nie będzie można zrealizować w formie cyfrowej.
Z drugiej strony IMSS jasno stwierdza, że postępowania, które zostały już wszczęte przed wejściem umowy w życie Mogą one zostać zakończone zgodnie z poprzednimi zasadami. Oznacza to, że nie będzie obowiązku rekonfigurowania trwających procedur ani ponownego rozpatrywania złożonych już wniosków z powodu braku podpisu elektronicznego, pod warunkiem że zostały one rozpoczęte w ramach poprzednich ram regulacyjnych.
Podanie dat i wyraźne wskazanie trwających procesów ma na celu uniknięcie nieporozumień wśród firm, ograniczając zakres nowego wymogu procedury wygenerowane w ramach nowego programu a nie do procedur, które już były w toku w poddelegacjach lub na platformach elektronicznych.
Związek z uproszczeniem i digitalizacją procedur
Wymagania dotyczące podpisu elektronicznego nie pojawiają się w oderwaniu od reszty, ale w kontekście szerszy proces modernizacji administracyjnej które IMSS promuje we współpracy z federalnymi agencjami transformacji cyfrowej. Jednym z celów jest stopniowe większa część procedur może zostać ukończona online bez konieczności fizycznej obecności w biurze.
W tym kontekście podpis elektroniczny staje się coraz powszechniejszym klucz dostępu do usług onlineUzupełnia to inne narzędzia, takie jak NPIE, certyfikaty cyfrowe i przyszły plik cyfrowy. Koncepcja zakłada, że informacje o pracodawcach i pracownikach będą zarządzane na bezpiecznych platformach, z automatycznym rejestrowaniem osób wykonujących każdą operację i czasu jej wykonania.
Podejście to jest zgodne z tendencjami obserwowanymi w innych administracjach publicznych, zarówno w Meksyk, podobnie jak w różnych krajach europejskichgdzie elektroniczna identyfikacja i podpisy cyfrowe stały się standardami dostępu do usług rządowych. Chociaż IMSS koncentruje się na kontekście meksykańskim, model obowiązkowego stosowania podpisów elektronicznych jest podobny do tego stosowanego w europejskich systemach e-administracji.
Ponadto digitalizacja pozwala porównywanie danych w czasie rzeczywistym z bazami danych innych instytucji, usprawnić kontrolę wewnętrzną i ograniczyć powtarzalność wymagań dotyczących dokumentacji, co przekłada się na mniejszą liczbę podróży i mniejsze obciążenie pracą w obszarach okien i archiwum.
Inne powiązane zmiany: biometryczny CURP i zapis cyfrowy
Oprócz wymogu stosowania e.firma (podpisu elektronicznego) w procedurach online, IMSS zaproponował dodatkowe zmiany w sposobie identyfikacji osób i do przechowywania informacji o beneficjentach i pracodawcach. Jedną z najważniejszych funkcji jest biometryczny CURP jako przyszły punkt odniesienia dla osobistej identyfikacji.
Podczas gdy ten dokument jest w pełni wdrażany na szczeblu krajowym, Instytut będzie nadal przyjmował ważne oficjalne dowody tożsamości ze zdjęciem do procedur osobistych. Jednak gdy tylko CURP z danymi biometrycznymi stanie się dostępny i powszechny, oczekuje się, że stanie się główny sposób weryfikacji tożsamości przed IMSS na terytorium Meksyku.
Ponadto instytucja pracuje nad rozwojem plik cyfrowyZaprojektowany jako „pojedynczy plik elektroniczny”, który centralizuje dane osobowe, historię transakcji, dokumenty i działania administracyjne, plik ten będzie stopniowo zastępował tradycyjne archiwa fizyczne, umożliwiając Dokumenty są konsultowane i weryfikowane w formacie cyfrowym. przez upoważniony personel dowolnej jednostki administracyjnej.
Połączenie biometrycznego kodu CURP (Unique Population Registry Code), zapisów cyfrowych i podpisów elektronicznych tworzy środowisko, w którym tożsamość i informacje pracodawców i pracowników będą zarządzane głównie elektronicznie. System ten, podobny do tego stosowanego już w kilku administracjach europejskich, ma na celu… wzmocnić bezpieczeństwo informacji i zmniejszyć ryzyko podszywania się pod inne osoby lub manipulacji danymi.
Zalecenia dla pracodawców i przedstawicieli prawnych
W związku z nieuchronnym obowiązkiem stosowania podpisów elektronicznych w wielu procedurach online, sama IMSS zaleca pracodawcy, przedstawiciele prawni i firmy księgowe Podejmij szereg środków ostrożności, aby uniknąć komplikacji w zarządzaniu swoimi zobowiązaniami.
Przede wszystkim jest to niezbędne sprawdź, czy podpis elektroniczny jest ważnyJeżeli certyfikat wygasł lub wkrótce wygaśnie, zaleca się jego odnowienie za pomocą SAT lub, jeśli ma to zastosowanie, odzyskać hasło WIERNYCH z odpowiednim wyprzedzeniem, gdyż bez aktywnego podpisu nie będzie możliwe zrealizowanie wniosków elektronicznych przewidzianych w umowie.
Sugeruje się również, aby osoby odpowiedzialne za procedury były: zapoznajcie się z korzystaniem z podpisu elektronicznego na oficjalnych platformach cyfrowychzarówno z SAT, jak i IMSS. Obejmuje to zrozumienie, jak pliki powiązane z podpisem, hasłami i krokami elektronicznego pieczętowania formularzy (lub Podpisz dokumenty biurowe) i jak sprawdzić czy przesyłka została wysłana prawidłowo.
Na koniec warto wszystko wcześniej przejrzeć. Jakie procedury firmowe realizowane są online? i które z nich będą nadal przetwarzane osobiście, tak aby można było zorganizować dokumentację wewnętrznie oraz wskazać osobę lub osoby, które będą sprawować reprezentację cyfrową przed Instytutem.
Dzięki tym zmianom IMSS zmierza w kierunku modelu zarządzania, w którym e.firma staje się kluczowym elementem funkcjonowania w środowiskach cyfrowychToruje to również drogę do elektronicznej dokumentacji i szerszego stosowania identyfikacji biometrycznej. Dla firm i pracodawców dostosowanie się do tych nowych ram prawnych wiąże się z początkowymi dostosowaniami, ale także z możliwością usprawnienia, śledzenia i ograniczenia papierowych procesów.
